Manuel utilisateur

1. Connexion, portails et rôles

Zéelan s'utilise dans le navigateur, sur deux portails :

• Ordinateur (desktop), pour le back-office et la direction : listes, fiches, documents ;
• PDA, pour les magasiniers : grandes pages, pensées pour le lecteur de codes-barres et pour le travail avec des gants.

Sur la page de connexion, on saisit le nom d'utilisateur et le mot de passe et on choisit le portail. En haut à droite, on change la langue (italien, anglais, français) et le thème clair ou sombre ; une fois connecté, ce sont ceux enregistrés dans son profil qui s'appliquent (voir Mes options).

Chaque utilisateur a un rôle, qui décide ce qu'il voit sur le portail ordinateur. Le PDA est le même pour tous.

Ce manuel décrit l'entrepôt pour compte de tiers, avec plusieurs déposants. Dans un entrepôt propre il n'y a pas de facturation (tarifs, registre, évolution), les tableaux n'ont pas de colonne « Déposant » et à la place des Déposants il y a Entreprise, avec les règles de l'entrepôt.

Les entrées du menu que le rôle ne peut pas utiliser n'apparaissent pas. Une page en lecture seule montre les données avec les boutons de modification désactivés.

2. Essayer la démo

3. Les mots de Zéelan

Stock et disponible. Chaque quantité compte dans une seule colonne : en sortie (déjà préparée, en attente du camion), non conforme, gelée (dans un emplacement en inventaire), réservée (pour une commande activée) et disponible, c'est-à-dire ce qu'une nouvelle commande peut réserver.

4. Utiliser le PDA

• Accueil : quelques grands boutons (Réception, Expédition, Transfert, Inventaire, Explorer). Un petit nombre indique le travail à faire.
• Champ de lecture en haut : on lit avec le lecteur de codes-barres, on tape, ou on utilise l'appareil photo (icône à gauche). Pour les unités de charge, le numéro suffit : 12345 devient UDC00012345.
• Barre du bas : Retour, Annuler ou Suspendre, et le bouton principal de l'étape (Confirmer, Suivant).
• Des sons différents pour une lecture juste ou fausse. Après une erreur, le champ se vide et il est prêt aussitôt.
• Bande rouge sous la barre du haut : le serveur ne répond pas. Le travail fait est déjà enregistré ; quand le réseau revient, refaites la dernière lecture.
• Si une page est vraiment injoignable, la page Serveur injoignable apparaît : elle réessaie toute seule et revient à la page dès que le serveur répond.
• Installer Zéelan sur un téléphone ou un terminal : depuis la page de connexion, dans le menu du navigateur, « Ajouter à l'écran d'accueil » (ou « Installer l'application »). Zéelan s'ouvre en plein écran, sans la barre du navigateur.
• Menu (en haut à droite) : Accueil, Mes options, Infos appareil (avec le test du lecteur), Manuel utilisateur, Changer de thème, Se déconnecter.

Chaque étape est enregistrée tout de suite sur le serveur : si le PDA s'éteint ou si la session expire, on se reconnecte et on reprend là où on s'était arrêté.

5. Réceptions

Back-office

• Les réceptions sont annoncées : elles arrivent du logiciel de gestion du déposant, ou le back-office les saisit dans Réceptions → Nouvelle réception (déposant, lignes avec article, quantité, lot et date de péremption ; on peut coller des lignes depuis un e-mail ou Excel).
• La fiche de réception (bouton imprimante) porte le code ING… à lire sur le PDA et la colonne « reçu ».
• Une fois le déchargement terminé, une réception avec des écarts (reçu différent de l'attendu, lignes hors bon de livraison) apparaît à vérifier : après avoir consulté le déposant, le back-office la clôture définitivement avec une note.

PDA : Réception

1. On lit la fiche (ING…), la référence du déposant ou le numéro du bon de livraison ; ou on choisit dans la liste des réceptions attendues.
2. Pour chaque palette : étiquette d'unité de charge (pré-imprimée, ou Générer et imprimer l'étiquette : Zéelan l'imprime tout de suite sur votre imprimante d'étiquettes) → article → quantité (colis et pièces) → lot et date de péremption, si l'article les gère → état (disponible ou non conforme) → confirmer. Une palette peut contenir plusieurs articles.
3. Si l'installation le prévoit, Nouvelle réception sur la page Réception crée la réception sur le moment, pour la marchandise arrivée sans annonce : déposant, fournisseur, numéro du bon de livraison, puis le déchargement habituel. Le back-office la contrôle ensuite.
4. La palette arrive au quai de déchargement ; de là, on la range avec Transfert → Déplacer une unité.
5. À la fin : Déchargement terminé. Le back-office gère les écarts.

6. Transferts, missions et divisions

• Transfert → Déplacer une unité : on lit l'unité de charge, puis l'emplacement de destination. Zéelan contrôle la capacité, les conditions de stockage, le déposant de l'emplacement et les inventaires en cours, et dit tout de suite ce qui ne va pas.
• Transfert → Missions : descentes (ramener au sol une palette en hauteur dont une commande a besoin), réapprovisionnements du poste de préparation et remontées. On ouvre la mission ou on lit l'unité de charge, puis on lit l'emplacement proposé (ou un autre valable).
• Transfert → Diviser une unité : on déplace une partie du contenu sur une nouvelle unité de charge (étiquette pré-imprimée ou Générer et imprimer l'étiquette), par exemple pour séparer de la marchandise défectueuse.
• Sur l'ordinateur, Transferts liste les missions et les déplacements ; le back-office peut annuler une mission pas encore faite.

7. Sorties : préparation, chargement, bons de livraison

Back-office : commandes de préparation

1. Les commandes arrivent du logiciel de gestion du déposant ou se saisissent dans Commandes de préparation → Nouvelle commande.
2. La fiche de la commande montre la simulation : ce qui peut être réservé et, s'il manque quelque chose, pourquoi.
3. Activer : Zéelan réserve la marchandise selon les règles du déposant (FIFO, FEFO, lot ou palette indiqués) et imprime la fiche de préparation. L'ordre d'activation fait la priorité. Tant que la préparation n'a pas commencé, l'activation peut être annulée.
4. Les unités de charge en hauteur génèrent les descentes pour le cariste.

PDA : Expédition → Préparation

1. On lit la fiche de préparation (ou on choisit la commande dans la liste) et, s'il y en a plusieurs, le quai de chargement.
2. Les lignes suivent le parcours de l'entrepôt. Pour chaque ligne, on lit l'unité de charge proposée et on confirme la quantité ; la palette entière va au quai, les quantités partielles vont sur la sortie de la commande.
3. On ne remplace jamais de soi-même l'unité de charge proposée : en cas de problème, on utilise Signaler un problème et on continue avec les autres lignes.
4. Suspendre à tout moment : n'importe qui reprend en relisant la fiche. À la fin, on confirme le nombre de palettes.

Chargement et bons de livraison

• Ordinateur, Expéditions : on crée le camion (transporteur, immatriculation) et on y met les commandes préparées.
• PDA, Expédition → Chargement : on choisit le camion et pour chaque palette on indique Présente / Absente (lire l'étiquette la marque toute seule), puis on confirme le chargement. La marchandise sort du stock.
• Depuis la fiche du camion, le back-office émet les bons de livraison (un par déposant et destinataire) et les imprime.

8. Anomalies et non-conformités

• Pendant la préparation, Signaler un problème (unité de charge endommagée, introuvable, quantité insuffisante…) bloque la ligne et rend l'unité de charge non conforme. Le magasinier ne résout pas : c'est le back-office qui décide.
• Ordinateur, Anomalies de préparation : pour chaque anomalie, on peut Réaffecter la ligne à une autre unité de charge (avec aperçu), Attendre le déposant ou Annuler la ligne, si le déposant accepte l'exécution partielle.
• PDA, Explorer : on lit un emplacement, une unité de charge ou un article et on voit ce qu'il y a et où. Depuis la fiche d'une unité de charge, on peut la signaler non conforme. Si l'étiquette est abîmée ou perdue, le bouton Réimprimer à côté du code la réimprime (même code) sur votre imprimante d'étiquettes.
• Ordinateur, fiche de l'unité de charge : Remettre disponible, Corriger l'emplacement, Signaler non conforme et, sur chaque ligne du contenu, Ajuster : la quantité correcte (en plus ou en moins) avec un motif (casse, rebut, consommation interne, échantillonnage, marchandise retrouvée) et une note obligatoire. Pas sous la quantité réservée ni pendant un inventaire de l'emplacement.

9. Inventaire

Back-office : Inventaires

1. Nouvelle campagne, puis le périmètre : entrepôt, rangées, déposant ou liste d'emplacements. Les quais et les emplacements de transit restent en dehors ; un emplacement n'appartient qu'à une seule campagne.
2. Activer la campagne : si des commandes ou des missions sont en cours dans le périmètre, la fiche les liste et il faut d'abord les terminer. À l'activation, Zéelan photographie les stocks dans le registre et la marchandise de ces emplacements est gelée : ni réceptions, ni sorties, ni déplacements. Le reste de l'entrepôt continue à travailler.
3. Pendant les comptages, la fiche montre l'avancement. Quand il n'y a plus rien à compter : Clôturer les comptages.
4. On vérifie le récapitulatif des écarts par déposant, puis Confirmer et débloquer : les écarts deviennent des ajustements, les unités de charge trouvées dans un autre emplacement sont déplacées, celles qui sont introuvables restent en stock comme non conformes (« introuvable ») et les emplacements sont débloqués.

PDA : Inventaire

1. On lit l'emplacement, puis ses unités de charge. Pour chaque ligne, on voit l'article, le lot et la quantité attendue.
2. On compte les pièces : si elles correspondent, on confirme avec le champ vide ; sinon on saisit la quantité trouvée. En saisissant les colis, le champ des pièces propose colis × pièces par colis.
3. Cas particuliers : Article imprévu sur l'unité de charge ; unité de charge qui devait être ailleurs (on la compte là où elle se trouve) ; Marchandise sans unité de charge (on la signale avec une note).
4. À la fin de l'emplacement : Rien d'autre : clôturer l'emplacement. Les emplacements vides doivent aussi être clôturés.

10. Stocks, unités de charge et historique

• Stocks : par article, avec les colonnes en sortie, non conforme, gelé, réservé et disponible ; filtres et détail par lot et unité de charge.
• Unités de charge : liste et fiche de chaque palette (contenu, emplacement, état, historique).
• Vue 3D : l'entrepôt en trois dimensions, coloré par occupation, déposant, facturable, non conformes ou marchandises dangereuses ; on recherche une unité de charge, un article ou un déposant, et un clic sur un emplacement en montre le contenu.
• Historique des mouvements : chaque mouvement de stock avec qui, quand et pourquoi (motif et document).
• Toutes les listes ont recherche, filtres, tri et export CSV qui s'ouvre dans Excel.

11. Référentiels et emplacements

• Articles, Déposants (avec leur profil : règles de préparation, exécution partielle, bons de livraison…), Clients finaux et Transporteurs.
• Entrepôts et emplacements : les emplacements se chargent et se mettent à jour depuis une feuille Excel (on télécharge la feuille actuelle, on la modifie, on la recharge, on vérifie l'aperçu et on confirme). Le Parcours définit l'ordre dans lequel on parcourt les allées pendant la préparation.
• Listes de base : motifs de non-conformité et d'anomalie, motifs de mouvement et autres entrées, traduits.

12. Marchandises dangereuses (Seveso)

• Entrepôts et emplacements → Établissements : l'établissement regroupe les entrepôts d'un même exploitant ; c'est là que les marchandises dangereuses se comparent aux seuils de la loi Seveso (décret législatif italien 105/2015). L'entrepôt s'affecte à son établissement depuis sa fiche.
• Dans la fiche de l'article, section Seveso : une ou plusieurs rubriques (catégories de danger ou substances nommément désignées) et le poids net par unité. Un article classé sans poids apparaît « à compléter » et n'est pas compté.
• Marchandises dangereuses : pour chaque établissement les tonnes présentes par rubrique, les seuils légaux, la limite autorisée, le pourcentage (orange dès 80 %, rouge dès 100 %), l'évolution des 30 derniers jours et la règle du cumul. Sur le tableau de bord, une vignette par établissement montre la rubrique la plus proche de sa limite.
• Rubriques et poids net peuvent aussi être importés depuis la feuille des articles (colonnes « Rubriques Seveso », codes séparés par des virgules, et « Poids net unité kg (Seveso) »).
• Entrées : si la marchandise encore à recevoir porterait une rubrique au-delà de 80 % de sa référence, la fiche de l'entrée affiche un avertissement (rouge au-delà de 100 %) et la liste le symbole « Seveso ». Ce n'est qu'un avertissement : l'entrée n'est pas bloquée.
• Les seuils préremplis sont à vérifier sur le texte de loi : le back-office les corrige dans Marchandises dangereuses → Rubriques Seveso.

13. Registre de pré-facturation

• Tarifs : les rubriques de chaque déposant (forfait mensuel, minimum garanti, stockage à la journée, réceptions, sorties).
• Registre de pré-facturation : pour un déposant et une période, Zéelan calcule les lignes, avec le détail de ce qu'il a compté ; le back-office corrige ou ajoute des lignes et confirme. Ce n'est pas une facture : on l'exporte en PDF ou CSV pour qui facture.
• Le stockage se base sur la photographie quotidienne de 23h55 des palettes dans les emplacements facturables.
• Évolution : les chiffres jour par jour qui génèrent le registre, avec des graphiques par déposant (palettes en stock, UDC reçues, commandes sorties), le montant acquis à ce jour (provisoire) et les quantités de chaque poste, exportables en CSV. Un petit cercle sous le graphique signale les jours dont la photo a été reconstituée depuis l'historique ; depuis un jour, on ouvre les palettes photographiées.

14. Impression et étiquettes

• Le bouton imprimante envoie le document à votre imprimante par défaut (documents A4 ou étiquettes) : le bouton devient vert et « Envoyé à … » apparaît en bas.
• Quand il faut choisir, Où voulez-vous imprimer ? s'ouvre, avec votre imprimante par défaut déjà sélectionnée. Il y a toujours aussi Ouvrir à l'écran, pour voir le PDF et l'imprimer depuis le navigateur.
• Étiquettes pré-imprimées : on crée un lot de codes d'unités de charge, on imprime les étiquettes et on les utilise à la réception ou pour diviser une unité de charge.
• Imprimantes : liste des imprimantes et état de leur dossier. L'installation des imprimantes revient à qui gère l'informatique de l'entrepôt.

15. Mes options

Depuis le menu avec votre nom (ordinateur) ou depuis le menu du PDA : langue, thème (automatique, clair, sombre), lignes par page des tableaux, imprimantes par défaut, « Choisir l'imprimante à chaque impression » et changement de votre mot de passe. Les options sont enregistrées dans votre profil et valent sur tous les appareils.

16. En cas de problème

• Une page d'erreur affiche un code du problème (ex. ERR-7F3A2C) : notez-le.
• Écrivez en quelques mots ce que vous faisiez et appuyez sur Enregistrer les informations pour l'assistance. Quand vous appelez, donnez le code : l'assistance retrouve tout de suite tous les détails.
• Puis Revenir en arrière et réessayez, ou repartez de la page d'accueil.
• L'administrateur retrouve erreurs et signalements dans la page Erreurs et signalements (menu Administration), où il peut les lire, les télécharger et les marquer comme traités.

Zéelan, du cimbre zéelan : compter, numéroter, valoir.